Casos de Uso Box RRHH – Apoyo al Equipo de Recursos Humanos

Sincronizar y Compartir Documentos

Repositorio Centralizado de Datos Empleados

Usar Box para organizar y almacenar con toda seguridad información confidencial de los empleados, tal como beneficios, sueldos, evaluaciones de desempeño. Permite otorgar acceso controlado a cada empleado para ver sus documentos.

Desafíos a Enfrentar

  • El equipo de Recursos Humanos emplea una gran parte de su tiempo buscando información entre papeles físicos o bases de datos en numerosos sistemas
  • El de RRHH gasta otra parte del tiempo atendiendo requerimientos de información de empleados individuales que necesitan información puntual acerca de ellos mismos
  • Riesgo de filtración de información cuando RRHH usa herramientas de tipo “consumidor” para compartir archivos debido a no disponer de sistemas validados por seguridad TI.

Beneficios de Box

  • Asegura la confidencialidad de la información al usar un sistema muy granular de permisos, asegurándose de que cada persona vea o edite sólo lo que corresponde
  • Aumenta la productividad de todo el personal al permitir automatizar el acceso a información de RRHH individual en forma de auto-servicio.
  • Asegura el cumplimiento de normativas reguladoras tanto internas como externas al permitir aplicar políticas de retención de documentos en forma segura
  • Acelera la búsqueda de documentos utilizando metadata y etiquetas, y al disponer de un repositorio donde se encuentra en forma centralizada la información
  • Reduce la posibilidad de fuga de datos al utilizar las características de seguridad de Box

Colaboración entre integrantes de equipos de trabajo

Manejo de Contrataciones y Entrevistas

Usar Box como un área de trabajo unificada donde reclutadores y el equipo de RRHH pueden compartir información de los candidatos y feedback de entrevistas

Desafíos a Enfrentar

  • Riesgo de filtración de datos cuando los equipos de reclutadores utilizan métodos no seguros para compartir información, tales como email público, pendrives, compartidores de archivos tipo “consumidor”. Utilizan estos métodos al no tener hasta ahora un sistema aprobado por TI como lo es Box
  • El proceso de contratación es ineficiente al tener almacenada información en múltiples localidades y sistemas

Beneficios de Box

  • Reduce el riesgo de filtraciones al compartir información de los candidatos solamente utilizado links seguros de Box
  • Reduce el tiempo para completar el ciclo de toma de decisión acerca de un candidato al facilitar el compartir curriculums, entrevistas, feedback de los entrevistadores, y manejar comentarios en línea de los distintos participantes
  • Asegura que todos los actores del proceso están incluidos en las decisiones de contratación al almacenar la información en un espacio de trabajo centralizado, al cual las personas autorizadas tiene acceso en cualquier minuto desde cualquier dispositivo (ejemplo smartphone o tablet)

Colaboración entre departamentos de la empresa

Portal de Recursos Humanos

Usar Box para centralizar información actualizada de RRHH tales como beneficios, capacitación y desarrollo (videos, documentos, etc), calendarios de feriados, vacaciones, etc. Todo esto en un solo lugar, el cual es completamente seguro y accesible desde fuera de las murallas de la oficina (móviles) y contable con sistemas internos tales como la intranet

Desafíos a Enfrentar

  • Riesgo de filtración de datos al tener que utilizar sistemas no seguros (ni aprobados por TI) de compartir información por limitaciones de espacio en disco, archivos adjuntos en email, etc
  • El de RRHH gasta otra parte del tiempo atendiendo requerimientos de información de empleados que necesitan información puntual
  • Disminuye la productividad del personal al tener que gastar tiempo en buscar información esencial de RRHH

Beneficios de Box

  • Aumentar la productividad del personal al facilitar la búsqueda de información del más actualizado material de apoyo de RRHH
  • Reduce el riesgo de fugas de información al usar Box y compartir información con los mas altos estándares de seguridad, y utilizando un sistema aprobado por TI

Manejo de Proceso

Automatizar Proceso de Inducción

Usar Box para manejar y automatizar el proceso de inducción de un nuevo empleado, desde extender la oferta de trabajo hasta recibirlo y entrenarlo

Desafíos a Enfrentar

  • Complejo proceso para recibir a bordo a un nuevo empleado, quienes se ven forzados a utilizar varios sistemas poco intuitivos para completar el papeleo y capacitarse
  • El contenido esencial para su trabajo normalmente está esparcido entre varios departamentos, sistemas y personas
  • El proceso de reclutamiento es ineficiente al tener que lidiar con múltiples sistemas dentro y fuera de la organización, por ejemplo cuando se trabaja con headhunters, abogados externos, etc

Beneficios de Box

  • Acelerar el proceso de contratación al permitir fluir la documentación más fácil y rápidamente entre los distintos participantes del proceso
  • Facilitar el proceso de inducción y capacitación de los recién contratados al disponibilidad contenido corporativo actualizado relevante a su áreae tales como videos, manuales, descripción de procesos, formularios que tiene que revisar o llenar, etc.
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