Equipo TI (Tecnologías Información) 2017-05-25T23:07:46+00:00

Casos de Uso Box – Apoyo al Equipo de TI

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Sincronizar y Compartir Documentos

Un mejor Servidor de Archivos

Usar Box como un disco de red seguro para empleados con acceso tanto dentro como fuera de las oficinas corporativas, sin las complicaciones de firewalls o VPNs

Desafíos a Enfrentar

  • Altos costos y limitada funcionalidad de discos de redes tradicionales y de soluciones de almacenamiento “on-premises”. Estas soluciones locales requieren planificar ls capacidad con mucha anticipación, proveen capacidad limitada por usuario y tiene dificultades para disponibilidad la información a equipos móviles
  • Arduo trabajo del equipo de TI que debe dedicar parte de sus recursos a provisionar nuevo hardware, actualizar sistemas operativos, implementar parches de seguridad y mantener la infraestructura de redes
  • Uso de “shadow-IT” (TI en las sombras) donde los empleados buscar alternativas a su dilema de compartir y sincronizar archivos cuando están fuera de la oficina. Finalmente terminan usando a escondidas sistemas de nivel “consumidor” con problemas de seguridad. Esto gatilla una polémica de “TI versus el Negocio”…

Beneficios de Box

  • Box permite resolver el dilema “El Negocio versus TI” al dejar contentos a ambos… TI puede descansar en un riguroso esquema de seguridad certificada, aprobado por las empresas mas exigentes del mundo, y los empleados obtienen un sistema “oficial” que es muy flexible, fácil de usar y diseñado para trabajo de empresas
  • El despliegue de la solución es rápido y sencillo, utilizando integraciones con Active Directory/LDAP para SSO (Single Sign On). Existen productos adicionales que facilitan aun más esta conexión, tales como Okta.
  • La disponibilidad de los datos está asegurada con la redundancia y esquemas de respaldo de Box. Un tema menos del que preocuparse!
  • Permite una completa auditoria y trazabilidad de los datos con la funcionalidad incluido en la consola de administración de Box. Se registran más de 50 acciones relacionadas a cada archivo o carpeta.
  • Box reduce varias tareas repetitivas que entregan poco valor agregado al automatizar el manejo de infraestructura, respaldos, provisionamiento de usuarios, actualizaciones de sistemas, etc

Casos de Clientes

  • McAfee: Reemplazó un sistema anticuado para compartir archivos con Box y con eso redujo trabajos de administración de 6 horas a 1 hora por semana, y el manejo de grandes archivos desde horas a minutos.
    “Box has been the best and easiest implementation I’ve ever done in my 20+ years in the industry.” – IT Director
  • Nationwide Insurance: “We tested Box and instantly people became more productive because they could access the files they needed” – Director of New Technology Innovation
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Team Collaboration & Project Management

Colaboración de equipos de trabajo

Recuperación ante Desastres

Usar la reciliencia de Box para centralizar listas actualizadas, código binario, descripción de procesos, planificación de pruebas, checklists de actividades y en general todo el material que se requiere en caso de necesitar activar planes de contingencia

Desafíos a Enfrentar

  • Al no disponer de un repositorio de información actualizada y confiable se alargan los tiempos en que la empresa no puede funcionar ni siquiera en su mínima capacidad
  • Algunos datos se pueden perder para siempre si los usuarios almacenan información en sus equipos o respaldan en disco duros compartidos locales
  • En caso de robo o incendio de una oficina es común que lo que más se lamente es la pérdida de información que no esta en ninguna otra parte. El hardware se puede reponer (incluso muchas veces  pagado por una compañía de seguros) pero no los datos.

Beneficios de Box

  • Asegura la preservación de los datos y su recuperación desde centros de datos de Box altamente redundantes y seguros. Esto permite trabajar en localidades remotas mientras pasa la emergencia. Los administradores de sistemas tienen toda la documentación y datos que necesitan para rearmar sistemas críticos internos, y los usuarios pueden trabajar desde sus casas o cualquier otro lugar accesando sus datos en forma normal
  • Minimiza el tiempo en que una empresa queda fuera de línea al accesar rápidamente a todo la información necesaria para continuar atendiendo a sus clientes

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Team Collaboration

Colaboración entre departamentos de la empresa

Repositorio de Recursos TI

Usar Box para tener un solo lugar donde almacenar los archivos de instalación de aplicaciones de la empresa, utilitarios, documentación de soporte de TI, videos y documentos de entrenamiento. Todo esto, compartido entre los usuarios adecuados.

Desafíos a Enfrentar

  • Complejo y dificultoso proceso de compartir información cuando los empleados están fuera del “firewall” o VPN de la empresa, especialmente si el contenido está almacenado en sistemas muy antiguos o propietarios.
  • Tener que lidiar con múltiples versiones de los documentos de apoyo, al existir diversas copias repartidas en diferentes lugares. Esto dificulta su actualización, autorización y entrega a las personas adecuadas
  • El equipo de TI debe dedicar parte de su tiempo a atender requerimientos puntuales de usuarios que buscan información y no la encuentran o no tienen acceso a ella.

Beneficios de Box

  • Focalizar al equipo de TI en proyectos de alto impacto para el negocio en lugar de tener que dedicar tiempo recopilando y enviando archivos a usuarios
  • Incrementa la productividad de los usuarios al asegurar el acceso a las aplicaciones que necesitan para hacer su trabajo
  • Facilita la inducción de nuevos empleados al tener a mano todos los recursos que se necesitan para crear un nuevo puesto de trabajo
  • Ayuda a mejorar la calidad del material de entrenamiento al proveer un efectivo feedback a los creadores de éste acerca de cuales son los más utilizados y compartidos
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Team Collaboration
External Collaboration

Herramienta Autorizada para Compartir Archivos

Usar Box como LA forma de compartir y colaborar con archivos tanto dentro como fuera de la empresa y en cualquier dispositivo.

Desafíos a Enfrentar

  • Riesgo de filtración de datos por empleados que utilizan medios inseguros de comunicación ante la imposibilidad de enviar archivos grandes via email. Ej: pendrives, discos externos USB, aplicaciones para compartir datos de nivel consumidor, FTP, etc
  • Visibilidad limitada de los administradores de TI acerca de dónde y con quién están compartiendo datos los empleados. Dificultad de proteger el acceso a datos corporativos altamente confidenciales.
  • Productividad disminuida de empleados (sobre todo quienes trabajan en terreno) de accesar a información interna vital para sus actividades ya que está bloqueado el acceso desde el exterior.
  • Pérdida de tiempo de todos los empleados al buscar información que está fragmentada en múltiples sistemas y bases de datos.

Beneficios de Box

  • Incrementa la productividad de los empleados al permitirles accesar fácilmente documentos cuando se encuentran fuera de la oficina, en dispositivos móviles. Todo esto manteniendo el control y la seguridad de la información
  • Simplificar los procesos de colaboración al permitir una método sencillo de trabajar directamente en archivos centralizados pero compartidos, tanto interna como externamente
  • Permitir inculcar las ventajas del concepto de DATO ÚNICO: Tener siempre un solo lugar donde está la última versión de cada documento (es posible recuperar fácilmente con un par de clicks las últimas 100 versiones en caso de ser necesario)
  • Proteger los datos corporativos al establecer un proceso de auditoria y trazabilidad de todos los archivos. Esto permite investigar casos especiales de fuga de información (ej. un empleado se va a la competencia).
  • Reducir “shadow IT” al tiempo de dejar contentos a los empleados e incrementar al productividad al proveer de un método “oficial” de almacenamiento de información que es intuitivo fácil de usar y cumple con los dinámicos requerimientos de los negocios modernos
  • Reduce el riego de filtración de datos al no tener que estar enviando archivos sino que se trabaja directamente con una versión única que reside segura en la nube.
  • Aumenta la eficiencia de los equipos y de quienes tienen que aprobar al asegurarse de que todos tienen acceso a las últimas versiones y al poder editar los documentos directamente en Box
  • Aumenta la visibilidad acerca de si los potenciales compradores están viendo o han bajado la información que se compartió con ellos en las carpetas seguras de Box
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