Casos de Uso Box – Apoyo al Equipo de Ventas

Sincronizar y Compartir Documentos

Repositorio Centralizado de Contenido

Usar Box como repositorio único donde guardar y manejar todo el contenido relacionado con clientes, como presentaciones, material de marketing, listas de precios y contratos tipo. Este repositorio único es accesible desde cualquier lugar y dispositivo.

Desafíos a Enfrentar

  • Los ciclos de venta se alargan cuando los vendedores necesitan usar múltiples sistemas para guardar y buscar su información
  • Productividad disminuida cuando los representantes deben transferir documentos entre almacenamiento interno y sistemas externos para compartir datos
  • Riesgo de filtración de información cuando representantes de ventas usan herramientas de tipo “consumidor” para compartir archivos debido a no disponer de sistemas validados por seguridad TI.

Beneficios de Box

  • Incrementa la productividad de los vendedores al permitirles enviar con mucha facilidad archivos a sus clientes y prospectos
  • Optimiza estrategias de venta y negociación al poder monitorear la actividad de los clientes en relación a documentos compartidos con ellos
  • Reduce el riesgo de fuga de datos corporativos al centralizar todo el contenido en Box e integrarlo con otros flujos de trabajo del negocio y aplicaciones críticas internas

Casos de Clientes

  • Alere: “Our entire North American diagnostic sales team can share files with customers without leaving Salesforce.”
  • Splunk: (Sales and Marketing Development): “Sales teams use Box as their “center of gravity” from which they can store, update and share presentations from”

Productividad Móvil

Actividad de Vendedores en Terreno

Usar Box para permitir que los vendedores en terreno puedan crear, edit, compartir y presentar contenido en sus dispositivos móviles. Casos de uso más avanzados puedan también integrar contenido en Box con aplicaciones móviles de terceras partes.

Desafíos a Enfrentar

  • Cierres de negocios más lentos debido a la imposibilidad de los vendedores de poder responder a las necesidades de los clientes cuando los representantes se encuentran fuera de la oficina o lejos de su computador.
  • El proceso de ventas se hace ineficiente cuando tanto el vendedor como el cliente no tienen la última versión de los documentos
  • Riego de filtración de información cuando el vendedor debe bajar información desde sistemas antiguos, utilizar pen drives u otros medios de transporte de datos, o utilizar herramientas poco seguras para compartir archivos en equipos móviles.

Beneficios de Box

  • Aumenta la productividad del equipo de ventas al permitirles utilizar una herramienta aprobada por el equipo de TI, que les permita buscar y compartir información en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar
  • Reduce el riesgo de pérdida o filtración de datos al usar Box para compartir archivos con clientes y prospectos en forma segura y desde cualquier equipo móvil
  • Acelera el ciclo de venta al asegurarse de que todos los participantes del proceso de venta tienen la ultima versión de la documentación, y de que están conectados s los sistemas de negocios internos adecuados.

Casos de Clientes

  • Eli Lilly
    15,000 Field reps use Box on iPads to have instant access and present the latest marketing materials to clients easily and quickly onsite
  • Boston Scientific
    “We’ve been leveraging mobile technology like iPads to improve how our sales teams communicate with physicians and health-care providers.” – Chief Information Officer

Colaboración entre equipos de trabajo

Inducción y Entrenamiento Vendedores

Usar Box para capturar y distribuir a la fuerza de ventas el contenido más actualizado de entrenamiento, información corporativa, memos y noticias desde una sola fuente oficial, la cual se mantiene siempre al día.

Desafíos a Enfrentar

  • A los nuevos vendedores les toma mucho tiempo tener que buscar información en múltiples lugares y sistemas, lo cual les hace ser menos efectivos
  • No hay visibilidad en la empresa acerca de qué información es la más utilizada y valorada por la fuerza de ventas, lo cual hace menos efectivos los esfuerzos de actualización de ésta, al no saber que priorizar.

Beneficios de Box

  • Aumentar la productividad de la fuerza de ventas al equipar a los vendedores con el mejor y más actualizado entrenamiento y material de apoyo.
  • Ayuda a mejorar la calidad del material de entrenamiento al proveer un efectivo feedback a los creadores de éste acerca de cuales son los más utilizados y compartidos

Colaboración entre departamentos de la empresa

Creación de Propuestas

Usar Box para colaborar mejor en la creación de cotizaciones, entre el departamento de ventas y otros como finanzas, operaciones, legal, etc

Desafíos a Enfrentar

  • El proceso de cotización es lento e ineficiente debida a que los diferentes departamentos que contribuyen a su creación utilizan sistemas distintos y veces incluso archivos incompatibles.
  • Comunicación deficiente e incluso pérdida de información al transferir documentos a través de distintos sistemas y comunicarse utilizando email
  • Riegos de filtración de información corporativa sensible debido a deficiencias de seguridad al utilizar sistemas antiguos de transporte y almacenamiento de datos. Ejemplos: pendrives, discos duros portátiles, FTP, archivos adjuntos en emails no encriptados, etc

Beneficios de Box

  • Acelera el proceso de creación de propuestas al utilizar Box para la creación, edición y manejo de versiones de archivos y su posterior aprobación en línea por los distintos participantes.
  • Reduce el riego de filtración de datos al no tener que estar enviando archivos sino que se trabaja directamente con una versión única que reside segura en la nube.
  • Aumenta la eficiencia de los equipos y de quienes tienen que aprobar al asegurarse de que todos tienen acceso a las últimas versiones y al poder editar los documentos directamente en Box
  • Aumenta la visibilidad acerca de si los potenciales compradores están viendo o han bajado la información que se compartió con ellos en las carpetas seguras de Box

Colaboración externa

Sala de Negociación Virtual

Usar Box para crear una “sala de negociación virtual” segura donde se puede compartir documentos entre las distintas entidades participantes en procesos de M&A (Merge & Acquisition), Ofertas y Negociaciones de contratos sensibles. Los participantes pueden ser empleados de la empresa, colaboradores externos tales como estudios de abogados, contadores, clientes, proveedores, etc

Desafíos a Enfrentar

  • En un proceso de adquisición de otra empresa, una fuga de información hacia las manos equivocadas puede ser muy costosa e incluso riesgosa al exponerse a sanciones legales
  • El proceso de enviar y recolectar documentos es ineficiente al utilizar email por las limitaciones de tamaño máximo y al tener que estar controlando las múltiples versiones que se generan
  • Ineficiente proceso de compartir información al tener que sacar datos de sistemas propietarios y/o muy antiguos, que tienen interfaces difíciles de usar, no proveen acceso desde fuera de la oficina ni desde equipos móviles
  • Costos adicionales al tener que incurrir en la contratación de salas virtuales expecializadas

Beneficios de Box

  • Asegura controles de seguridad través de la utilización de permisos granulares configurados a usuarios según sus roles, de tal forma que cada persona tenga acceso solamente a los información que necesita
  • Acelera los ciclos de negociaciones al permitir que todos los participantes accedan a sus datos, revisen y aprueben documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
  • Permite el monitoreo de actividad sospechosa al auditar fácilmente la actividad de usuarios y archivos usando reportes granulares. Esto permite asegurarse de que solamente se tomen acciones  acorde a la normativa
  • Protege la privacidad de los oferentes y ofertados al evitar acceso no autorizado a los documentos

Colaboración externa

Portal para Distribuidores

Usar Box para habilitar un portal que facilite una rica experiencia de colaboración. Compartir órdenes, almacenar material colateral, acuerdos de negocios, contratos, listas de precios y otros recursos que los distribuidores necesitan, acelerando la interacción con clientes finales.

Desafíos a Enfrentar

  • Tiempo y recursos gastados en asegurarse de que los socios de negocios tengan acceso a las últimas versiones de los recursos que necesitan
  • Distribuidores que trabajan de forma deficiente al no tener acceso inmediato ni certeza de que la información y herramientas a su disposición con las que necesitan para tener éxito
  • Riesgo de filtrar información cuando los socios de negocios utilizan herramientas para compartir archivos de dudosa seguridad
  • Lentitud en el ciclo de ventas debido a procesos manuales que deben ser realizados para suplir las deficiencias mencionadas en los puntos anteriores

Beneficios de Box

  • Acelera los ciclos de negociaciones al permitir que los socios de negocios encuentren y accedan a sus datos, desde cualquier dispositivo.
  • Permite el monitoreo de actividad y con esto tomar decisiones de mejoras en documentos específicos
  • Habilita y robustece a los distribuidores o revendedores con conocimiento y habilidades para que potencien su venta
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