La Colaboración Empresarial está en deuda…

Mucho se ha avanzado en términos de computación pero hay un aspecto que sigue en deuda y de hecho se complica día día… La forma en que colaboramos con otros colegas, dentro o fuera de la empresa. 

El gran avance tecnológico es hoy tangible en los modernos centros de datos, potentes servidores, gigantes unidades de almacenamiento y redes eficientes. Los computadores personales son cada vez mas livianos y rápidos. Finalmente, usamos smartphones que tienen el poder de un super-computador de hace 15 años atrás.

Con todo esto, el tratar de trabajar en equipo sigue siendo arduo. Sin ir más lejos, a quien no le ha ocurrido alguna de estas cosas?

  • Si trato de enviar un archivo adjunto en un correo el servidor a veces lo “rebota” porque es muy grande.
  • Envío un archivo adjunto a un cliente pero no le llega porque su casilla está llena, no acepta archivos de ese tamaño, o queda en su carpeta de Spam y no lo encuentra.
  • Estoy visitando a un cliente y necesito ver una información que tengo en la oficina, en mi PC de escritorio. Le prometo que le voy a enviar un email apenas vuelva a mi oficina y pierdo la oportunidad de haber cerrado allí mismo.
  • Me encanta el concepto de compartir archivos vía la nube usando DropBox, OneDrive o Google Drive, pero mi departamento de sistemas dice que tiene bloqueadas esas aplicaciones porque son inseguras…
  • Las fotos de los nuevos celulares y videos son cada vez mas grandes. Mis discos locales y los del servidor están llenos… donde almaceno tanta información? Dropbox es bueno, pero los GB disponibles en la versión gratuita ya me quedaron cortos… (y no puedo usarlo en la oficina).
  • Es muy difícil saber cual es la última versión de un archivo, sobre todo cuando harta gente ha trabajado en él. Después de un par de semanas en un proyecto, hay normalmente docenas de versiones dando vueltas vía email…
  • Es difícil de encontrar la información que necesito porque puede estar dentro de la base de datos de alguna de muchas aplicaciones que usamos en la oficina, lo que me obliga a buscar en todas.
  • … una vez identificado el dato, a veces es difícil recuperarlo porque puede estar en un formato que no puedo leer (y no tengo esa aplicación cargada en mi dispositivo) o puede estar en el disco local de otra persona que está viajando, en un servidor de archivos de una oficina en otra comuna, ciudad o país.

 Porqué Mejorar la Comunicación ?

El Mercado y la Forma de Trabajar están cambiando

  • El 53% de las personas usa 3 o más dispositivos para Trabajar
  • El 82% usa 7 o más Aplicaciones para Trabajar
  • El 37% Trabaja desde 3 o más Ubicaciones

Cumplir con nuestros objetivos nos obliga a optimizar la comunicación Interna y con Terceros, independiente de nuestra Ubicación Geográifca y del Dispositivo que usemos.

Hoy colaboramos de una manera Poco Estructurada e Insegura.

El exceso de Información, las múltiples localidades donde puede estar almacenado, las múltiples aplicaciones que tienen formatos de datos “propietarios” y finalmente la falta de un DATO UNICO (Single Source of Truth), complica la búsqueda y el Acceso a lo que buscamos. Esto empeora día a día.

“El Negocio” versus “TI” (Tecnologías de la Información)

Usuarios-versus-TI

En esta esquina del ring, los USUARIOS:

La “Consumerización” de la Tecnología es una clara tendencia, y ha crecido sostenidamente en los últimos años. Básicamente se basa en que los usuarios, a título personal, se acostumbraron a:

  • Aplicaciones Intuitivas y baratas (gratis o $1 a $5 dólares), a las cuales tienen acceso en unos pocos segundos.
  • No necesitar Manuales de Usuario (WhatsApp, Facebook, Skype, Juegos, etc)
  • Usar múltiples dispositivos, de múltiples marcas y formatos
  • Compartir archivos en la Nube es algo familiar. Dropbox, Google Drive, iCloud, etc
  • Los archivos son cada vez mas grandes… smartphones de muchos Megapixels, video Full HD, videos 4K vienen en camino, etc.

Estos usuarios-personales al ir a trabajar a sus empresas se encuentran con otra realidad: No los dejan compartir datos “fuera del firewall”, no les permiten conectar su smarphone al email de la oficina, etc. A pesar de sus buenas intenciones, se encuentran con una férrea barrera que les prohibe ser más productivos…

En esta otra esquina: TI

Desde el punto de vista del personal de TI, ellos tienen la crítica labor de mantener la Seguridad de los activos computacionales, cuidar la Integridad de los datos, tener Trazabilidad de qué se hace con la información, aplicar las Políticas de Retención de Datos y evitar el mal-uso del escaso ancho de banda.
Por lo demás, si hay una fuga de información crítica, o los sistemas se tornan inestables o lentos, la culpa es de TI. Los mismos usuarios son los encargados de poner el grito en al cielo

A ráiz de todo esto, tenemos una brecha entre las EXPECTATIVAS DE LOS USUARIOS y las NORMAS DE LA COMPAÑÍA.

 

Introduciendo a Box

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Que tal si ya existiera una herramienta que haga lo siguiente?

  • Tan segura que deje contento a mi departamento de TI y tan práctica que le guste muchísmo a mis usuarios.
  • Fácil de Usar, sin complejos manuales ni meses de capacitación
  • Que sea accesible desde cualquier dispositivo fijo o móvil
    (PC, Mac, iOS, Android, Blackberry, Windows Phone)
  • Con espacio Ilimitado para almacenar información
  • Donde pueda encontrar fácilmente lo que busco
  • Sin costos ocultos ni cobros “sorpresa”. Se paga un monto fijo por usuario interno (los externos son gratis) y no es necesario comprar ni mantener nada adicional (HW, SW)
  • Que permita invitar a Colaboradores Externos en forma segura?

Que tal si eso ya existe y lo usa el 99% de las 500 empresas más grandes del mundo?

  • Box es una empresa que nació en Silicon Valley, EEUU en 2005.
  • Hoy está presente en más de 240 mil organizaciones en todo el mundo, con más de 27 millones de usuarios
  • En una reciente encuesta de Skyhigh (ver blog acá) se demostró que Box maneja el 23% de todo el contenido empresarial en cloud. El que lo sigue tiene 11%.  Hay más de 8.000 empresas que permiten compartir archivos en Cloud, pero sólo entre 11 se reparten el 80% de la data almacenada.
  • Box mantiene las certificaciones de seguridad más estrictas del mundo, entre ellas: SSAE 16 type II, SafeHarbor, HIPAA, PCI DSS service level 1, etc. Debido a esto sus clientes agregan más de 90 TB (terabytes) en 50 millones de archivos cada semana e incluyen información altamente confidencial de sectores como gobierno, salud, financiero y legal
  • En este otro blog, comentamos varios casos de éxito y beneficios concretos de esta herramienta.

Beneficios para las Organizaciones

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Nos encantaría poder coordinar una reunión para ver cómo podemos ayudarte a implementar una herramienta y modalidad de trabajo revolucionaria, con el líder mundial en Manejo de Contenido Empresarial