Beneficios cuantificables de una herramienta de Manejo de Contenido Empresarial

Una herramienta de Manejo de Contenido Empresarial puede resolver varios de los problemas que la gran mayoría de las empresas tiene hoy en día relacionados con colaborar eficientemente entre usuarios internos y externos. Después de investigar detalladamente el tema y revisar alternativas en el mercado, hemos visto que muchos profesionales llegan al convencimiento de que Box es algo que vale la pena de implementar. Sólo falta justificar el presupuesto, pero eso es simple no? … Convencer a la Gerencia de Finanzas o al Directorio acerca de porqué vale la pena invertir en implementar un proyecto es vista muchas veces como una barrera difícil de pasar, pero es muy útil realizarlo y ayuda a definir el alcance e impacto del proyecto. Los costos son normalmente fáciles de conseguir o estimar, pero los beneficios no tanto. Hay que identificar mejoras relacionados a la realidad de mi empresa, y valorizar estas mejoras en forma cuantitativa. Una forma recomendable de ayudar en esta etapa es inspirarse en casos reales de compañias que lo han implementado antes y han medido los beneficios. Mostramos a continuación una selección de casos que esperamos ayuden con ideas para construir el propio.

ÁREAS DE BENEFICIOS 

Para comenzar, vamos a dividir los beneficios de implementar Box en 4 grandes áreas: Colaboración, Movilidad, Seguridad y Plataforma.


1. Colaboración

Ventajas de Box

Box ayuda a las personas a colaborar más eficientemente ya sea que estén en sus oficinas o en terreno. Permite trabajar en forma segura con cualquier interlocutor, incluso aquellos que están fuera de los “firewalls” de seguridad. Es posible compartir archivos grandes, ver y comentar cualquier tipo de documento, y conectarse con colegas, sin importar el dispositivo que usen (Web, PC, Mac, iPhone, Android, iPad, Tablet, Blackberry, Windows Phone). Mas de 240 mil organizaciones y 25 millones de usuarios usan hoy en día Box para compartir archivos en forma segura y trabajar en forma conjunta, de una forma más eficiente.

Casos de éxito de Clientes

Aeropostale – Simplificando la construcción de tiendas comerciales

La marca de ropa Aeropostale usa Box para gerenciar la construcción de nuevas tiendas comerciales. Estima que ahorran (por cada tienda) en promedio USD 500 al obtener mejores cotizaciones y cientos de USD adicionales por manejar más eficientemente la documentación

Grey Group – Manejo de Marcas y Marketing a nivel Mundial

Los 6 mil empleados de la firma de publicidad Grey (recientemente nombrada “Agencia de Networking del año 2014”) y sus 15 mil colaboradores externos usan Box para compartir documentos relacionados con creatividad, marcas y avisos publicitarios, ordenando sus flujos de captura, búsqueda, revisión y aprobación. Reemplazaron más de 300 servidores de FTP repartidos en varios países y centralizaron el acceso al contenido para todas sus unidades de negocios, utilizando Box. Esto fomentó la colaboración inter-organización y eliminó esfuerzos redundantes de TI, junto con reducir los costos de infraestructura computacional.

Guaranteed Rate – Eliminando el papel y facilitando la interacción con clientes

La entidad financiera Guaranteed Rate se especializa en Créditos Hipotecaríos y es la de mayor crecimiento en los EEUU. Sólo en 2013 generó más de16 mil millones de dólares en negocios.
Ellos eligieron implementar un proceso que elimina casi completamente los papeles y simplifica el proceso de obtener créditos. A través de una integración con la plataforma Box, los clientes pueden subir directamente fotos o escanéos de documentos financieros, eliminando los emails y FAXs. Una vez dentro de la organización Box ayuda a manejar el proceso de autorizaciones.
El tiempo para procesar un crédito normal hipotecario se redujo en un 50%.

Eli Lilly – Una fuerza de ventas en terreno que funciona en forma segura

Eli Lilly es una compañía que entrega información a profesionales de la salud, pacientes y consumidores. Fue fundada en 1876 y tiene 39 mil empleados a nivel mundial, operando en 125 países. Eli Lilly necesitaba que su fuerza de ventas tuviera una forma segura y escalable de entregar información en los dispositivos móviles de sus 15 mil empleados en terreno. Box para iPad permite entregar contenido de alta calidad en las oficinas de sus clientes, y los vendedores tienen acceso a las versiones más actualizadas de material de publicidad, listas de precios, etc. Con la aplicación Notability (disponible en App Store y que tiene integración a Box), los representantes pueden tomar notas manuscritas de sus reuniones directamente en sus iPads.

Allergan – Investigación y Desarrollo en Medicina

Box ayudó a los 4.500 usuarios que trabajan en investigación y desarrollo (R&D) a compartir datos con contratistas externos, de forma segura y limpia desde sus iPads ubicados en laboratorios esterilizados. TI redujo su trabajo de habilitación de esquemas de seguridad (firewalls, VPNs, etc) de semanas a sólo horas.

Casos de Uso

 

Espacio de Trabajo para Proyectos

  • Capturar todo el contenido de los proyectos en un solo lugar que sea fácil de administrar y usar, y esté compartido con todos los participantes de esos proyectos, ya sea que estén locales o remotos.

  • Organizar el contenido utilizando la estructura de carpetas/sub-carpetas a la que los usuarios ya están acostumbrados; y aplicar permisos a las carpetas dependiendo de los roles que tengan estos usuarios en los distintos proyectos.

Fuerza de Trabajo Móvil

  • Poder acceder al contenido desde cualquier lugar y dispositivo, incluyendo Windows, Mac, iOS, Android, Web, etc.

  • Fácilmente poder editar comentar, autorizar o firmar electrónicamente desde un dispositivo que no está en la oficina.

  • Sincronizar a todo el equipo al disponibilizar siempre la última versión y usar “datos únicos”.

  • Poder pre-visualizar documentos en el browser o un dispositivo móvil, sin tener que instalar software o disponer de licencias adicionales en el equipo donde se está viendo.

Portal de Ventas

  • Usar Box como un Portal de Ventas para que los clientes y vendedores siempre tengan acceso al material de marketing, detalles de productos y precios más actualizados. Todo esto almacenado en un solo lugar (dato único)

  • Aumentar la productividad y velocidad de los equipos de venta, facilitándoles poder compartir información crítica en forma eficiente.

Reemplazo de servidores de Archivos y FTP

  • Box permite que los usuarios suban contenido, lo organicen en carpetas, compartan links y manejen permisos en carpetas o archivos, todo de una forma muy sencilla.

  • Se puede mantener los estándars de seguridad sin sobrecargar a TI y sin usar servidores FTP

  • Comenzar a trabajar en minutos, sin comprar hardware adicional ni gastar fortunas en servicios profesionales.

  • Se puede afrontar el aumento en tamaño de los archivos y cantidad de datos sin tener que invertir en HW o SW de almacenamiento.

 

Beneficios Cuantitativos

  • Menores Costos:  Box reduce los costos de TI, incluyendo la mantención recurrente y los gastos operacionales al utilizar una solución de Cloud. Un ejemplo es el de Operation Hope, una organización sin fines de lucro, la cual ahorra USD 26 mil al año en servidores y almacenamiento.
  • Aumento en los Ingresos: Box acelera el ciclo de ventas reduciendo la papelería y asegurandose de que la última versión de la información siempre está al alcance de los usuarios. Un ejemplo es el de Six Flags, una empresa de entretenimiento familiar, quien redujo su ciclo de ventas en una semana, obteniendo un incremento en las ventas de $ 1.3 millones de dólares al año. Además, mejoró su margen de ganancia en un 3% al enviar sus propuestas usando Box en lugar de mandar discos duros y folletería a sus clientes.
  • Aumento en la fidelización de Clientes y Proveedores: La empresa de colchones Mattress Firm ahorra $ 50 mil dólares por cada conferencia que hace, al distribuir vía Box los materiales y videos en cada una de ellas. Esta empresa realiza constantemente conferencias con clientes y proveedores.
  • Acceso a la Información desde cualquier parte: Permitiendo a los empleados ser más productivos, desde culquier lugar y usando cualquier dispositivo. La empresa Nationwide está ahorrando $ 150 mil dólares al año al usar Box para administrar sus juntas de Directorio, ahorrando además un 67% de los papeles. La empresa Dunn Building Company, una constructora mediana/chica, ahorra $ 10 mil dólares al año en impresión y gastos de envío al poder accesar ahora sus documentos críticos desde cualquier obra.

 


2. Movilidad

Ventajas de Box

Box es más que una aplicación de Web, es una plataforma móvil segura que otorga acceso a sus documentos críticos desde cualquier lugar, en cualquier minuto y desde cualquier dispositivo. Adicionalmente a entregar la mejor experiencia de usuario en cualquier plataforma móvil, Box también ofrece acceso a una serie de útiles aplicaciones de terceros, todo esto junto con entregar la tranquilidad y control que el equipo de TI requiere para mantener los importantes documentos de la compañia seguros.

Casos de éxito de Clientes

Bechtel

Los 16 mil empleados de una de las empresas de Ingeniería más grandes del mundo, junto con sus más de 16 mil contratistas externos, usan Box para accesar archivos CAD, BIM, Excel, PDF, PPT y videos desde la oficina u obras. Para esto, Bechtel se basó en la API de Box para construir una integración propia con Splunk otorgando visibilidad en todos los eventos relacionados con archivos, ubicación de colaboradores, estadísticas de uso, etc.

Equinix

Con una fuerza de trabajo global y eminentemente móvil, la empresa de hosting Equinix opera más de 100 Centros de Datos del más alto nivel, en 32 ciudades de varios países. Esta empresa buscó una forma de convertir su problema de BYOD (Bring Your Own Device) en una oportunidad: Utilizando una solución basada en Box y Mobile Iron, desplegó una solución móvil segura para sus más de 2.000 empleados.

Otros clientes importantes

Medtronic, Alere, Ameriprise Financial, AstraZeneca, Guaranteed Rate, Molson Coors, Nationwide Insurance, Operation Hope, Southwest Airlines

 

Casos de Uso

 
Fuerza de Ventas en terreno
  • Presentara los clientes Powerpoint, PDFs y otros en cualquier dispositivo
  • Aprovechar iPads u otros Tablets en lugar de pesados archivadores o laptops
  • Tener a mano los documentos más actualizados al entrar a reuniones con clientes
  • Distribuir instantáneamnete la última información a los equipos de trabajo, aunque estén remotos
El nuevo Maletín
  • Trabajar en forma fácil desde aeropuertos, aviones, taxis, conferencias y más
  • Revisar proyectos y capturar Feedback desde la fuente, en terreno
  • Utilizar Apps móviles de más de 1.000 partners de Box, para Editar, Anotar, Firmar y más
  • Distribución de documentos altamente confidenciales como material de apoyo a Directorios
Movilidad con Seguridad de nivel Empresarial
  • Compartir archivos con permisos granulares y robustos
  • Asegurar dispositivos móviles con claves, integraciones MDM y otros controles
  • Prevenir la pérdida de datos si el dispositivo móvil es robado u olvidado, o el empleado se vá de la compañía

                                            

Beneficios

  • Siempre Conectado – Tener a mano información relevante y actualizada de su negocio, cuando la necesite. Es posible cerrar negocios y mantenerse al día desde cualquier dispositivo y lugar. También es conveniente para actualizar información directamente desde terreno, capturando datos de GPS, fotos, videos, audio y comentarios. Estos datos se suben a Box desde los dispositivos móviles y quedan inmediatamente dsponibles para equipos de trabajo en otras ciudades o países.
  • Acelerar el cierre de negocios – No es necesario esperar a volver a la oficina para validar un contrato o revisar una propuesta. Tambíen es posible firmar electrónicamente documentos desde un taxi, avión, tren o visitas en terreno. Es posible utlizar más de 1.000 Apps móviles que se conectan directamente con Box y permiten anotar, firmar y editar documentos.
  • Mantener información de negocio simpre segura – con robustos controles de seguridad, manejo de permisos e integración MDM. Asegura que los archivos son compartidos con las personas adecuadas, y registra quien los está viendo, bajando, compartiendo, etc.
  • Reducir el costo de TI para soportar dispositivos móviles – Las aplicaciones de Box no requieren entrenamiento de los usuarios ya que están basadas en interfaces que conocen bien. Funcionan también con la mayoría de los sistemas operativos, y se integran con sistemas ya existentes en la empresa, siempre manteniendo al control y seguridad que a TI le gusta. Este tipo de ventajas permite implementar programas del tipo BYOD (Bring Your Own Device – vale decir, que los empleados usen sus propios dispositivos conectados a datos empresariales)
  • Usar Movilidad como una ventaja competitiva de negocios – Construya aplicaciones móviles y procesos que habiliten nuevas formas de trabajar y ayuden a sus equipos de trabajo a concentrarse en hacer crecer el negocio. Puede crear aplicaciones internas que ayuden a simplificar procesos administrativos actuales, o aplicaciones externas que mejoren la interacción con clientes y proveedores

 

3. Seguridad

Ventajas de Box

Su negocio siempre está seguro con Box, dando la confianza de que se puede almacenar, compartir y administrar documentos con tranquilidad. Box tiene una plataform de Cloud que maneja un nivel de seguridad difícil de encontrar. Por ello, grandes multinacionales, gobiernos, instituciones de salud y financieras han externalizado el manejo de datos a Box. La confidencialidad e integridad de los datos está protegida con comunicaciones seguras, encriptaciones en tránsito y en reposo, respaldos permanentes, trazabilidad completa y el respaldo de constantes auditorías de externos. Todo esto permite obtener y mantener las certificaciones más exigentes de la industria.

Casos de éxito de Clientes

Equinix

Con una fuerza de trabajo global y eminentemente móvil, la empresa de hosting Equinix opera más de 100 Centros de Datos del más alto nivel, en 32 ciudades de varios países. Esta empresa buscó una forma de convertir su problema de BYOD (Bring Your Own Device) en una oportunidad: Utilizando una solución basada en Box y Mobile Iron, desplegó una solución móvil segura para sus más de 2.000 empleados, asegurando integridad a nivel del dispositvo (MDM) y los datos (Box).

Southwest Airlines

La aerolínea Southwest revolucionó el manejo de documentos en cuatro de sus departamentos críticos: Operaciones de vuelos, Tecnología, Legal y Finanzas. Dropbox fue descartado porque introducía demasiado riesgo tanto para sus colaboradores internos como para su equipo de trabajo móvil. Southwest desplegó Box a 4.000 empleados en estas 4 áreas ya que cumplió todos sus estrictos requerimientos de seguridad

Ingram Micro

Ingram Micro es el mayor distribuidor de tecnología del mundo. Sus ventas superan a nivel mundial los $ 42 mil millones de dólares al año y opera con 132 centros de distribución en todo el mundo, con 200 mil clientes en 170 países. Ingram Micro necesitaba una solución para poder compartir información estrictamente confidencial en las conversaciones relacionadas con adquisición de empresas. Al ser una empresa pública transada en NYSE, es esencial de que las negociaciones, los documentos legales, “due diligence”, integración de sistemas y recursos humanos se lleven a cabo con la máxima confidencialidad. Box fue la única solución dentro de las muchas evaluadas que pasó todos los requisitos del departamento de seguridad de TI.

Full Resolution Health

Full Resolution Health es una empresa de Cloud que ayuda en el tratamiento de niños con autismo. Ellos implementaron una aplicación móvil usando la API de Box. Esta App cambió la forma en que los médicos se comunican con las familias de niños que tiene autismo: Los padres toman videos con sus smartphones del compartamiento de sus hijos y lo suben de forma segura a Box. Los clínicos revisan estos videos y agregan comentarios y recomendaciones, los que pueden ser visualizados por los padres. Seleccionaron a Box por su seguridad, permisos granulares y su certificación HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

 


4. Plataforma

Ventajas de la API (Application Program Interface) de Box  La Plataforma Box dá acceso a toda la funcionalidad de este servicio incluyendo colaboración, seguridad, búsquedas y manejo de usuarios, a través de un simple pero poderoso API y un robusto set de SDKs (Software Development Kit). Con el API de contenido Box, es posible integrar esa funcionalidad con aplicaciones propias, con procesos de negocios específicos. También se pueden construir flujos de trabajo (workflows) de contenido y potenciar aplicaciones móviles hechas a la medida.

Casos de éxito de Clientes 

Guaranteed Rate (tambien aparece en la sección de Colaboración)

La entidad financiera Guaranteed Rate se especializa en Créditos Hipotecaríos y es la de mayor crecimiento en los EEUU. Sólo en 2013 generó más de16 mil millones de dólares en negocios. Ellos eligieron implementar un proceso que elimina casi completamente los papeles y simplifica el proceso de obtener créditos. A través de una integración con la plataforma Box, los clientes pueden subir directamente fotos o escanéos de documentos financieros, eliminando los emails y FAXs. Una vez dentro de la organización Box ayuda a manejar el proceso de autorizaciones. El tiempo para procesar un crédito normal hipotecario se redujo en un 50% (20 días).

Times Educational Supplement

Este publicación semanal Inglesa usó la API de Box para crear un repositorio en línea para profesores de colegios. Actualmente, más de 2 millones de profesores en 197 países accesan y bajan planes para crear contenido para sus clases. Box está detras soportando esta masiva biblioteca de contenido y habilitando la conectividad. Estos profesores se benefician de un espacio de trabajo colaborativo, seguro y con un interfaz fácil de usar.

Full Resolution Health – (Ya visto en la sección de seguridad)

Full Resolution Health es una empresa de Cloud que ayuda en el tratamiento de niños con autismo. Ellos implementaron una aplicación móvil usando la API de Box. Esta App cambió la forma en que los médicos se comunican con las familias de niños que tiene autismo. Los padres toman videos con sus smartphones del compartamiento de sus hijos y lo seben de forma segura con esta App. Los clínicos revisan estos videos y agregan comentarios y recomendaciones, los cuales quedan disponibles inmediatamente para los padres.

Otras marcas importantes 

Encore Capital, San Francisco Giants, Bechtel, DeNA.

Casos de Uso

 
Automatización de Procesos de Negocios
  • Integrar Box con sus aplicaciones de negocio existentes y facilitar el puente entre sistemas de registro de datos con sistemas de interacción con el usuario
  • Automatizar los flujos de trabajo que manejen documentos centralizados, simplificando la labor de muchos equipos de trabajo
  • Orquestar procesos utilizando una API abierta que permite conectar e interactuar con cualquier sistema
Aplicaciones Móviles a la medida
  • Construir aplicaciones móviles propias que interactúen con sus empleados, clientes y proveedores, utilizando a Box como confiable repositorio de datos
  • Reducir el esfuerzo de integración de días a horas
  • Acelerar el desarrollo de aplicaciones con SDKs nativos para iOS, Android, Java, Ruby y C#
Portales
  • No reinventar la rueda aprovechando componentes que ya están disponibles en la API, tales como permisos de archivos o manejo de seguridad, para construir portales
  • Aplicar controles de seguridad y Trazabilidad a distintos tipos de documentos y llevar una auditoría completa de lo que se hace con los archivos, aprovechando la funcionalidad de Box, que registra más de 50 actividades

Beneficios

  • Poder construir las aplicaciones del futuro, hoy con la única API que ofrece seguridad y colaboración de clase empresarial. El resultado ? Permite construir poderosas aplicaciones y manejo de flujos de trabajo para aprovechar la información de su negocio y disponibilizarla a quienes importa, no importa donde estén.
  • Integrarse fácilmente con las aplicaciones de negocios más importantes que están disponibles comercialmente, pero asimismo con aplicaciones antiguas o propias.
  • Plataforrma agnóstica – no importa que lenguaje o proveedor de movilidad prefiera su empresa, Box trabaja con la inmensa mayoría de ellos (iOS, Android, Ruby, Java, C#, Python). Esto permite que su equipo de desarrollo se concentre en construir rápidamente una aplicación excelente, con herramientas que ya conocen.

5. Otros Beneficios

Finalmente, una excelente fuente de información son los resultados que publica la empresa independiente TechValidate, que hace estudios directamente con algunos clientes de Box. Ellos miden ciertos parámetros antes de empezar el proyecto, y nuevamente después de implementado ya por un cierto tiempo. Muy recomendado para obtener más datos específicos: http://www.techvalidate.com/product-research/box/charts

CONCLUSIÓN:

Esperamos estos ejemplos sirvan para gatillar ideas que ayuden en su estudio. Tenemos un amplio repertorio con casos de éxito en distintas áreas productivas y de servicios, por si necesitan más. Hay que tener en cuenta que implementar algo nuevo significa que muchas veces cuesta valorizarlo al no contar con experiencia o datos históricos. En estos casos, se pueden estimar los beneficios de crecer o mejorar (por ejemplo, incrementar en 1% la venta significa $ más de margen bruto). También es útil poner en contexto el valor del proyecto. Ejemplo ficticio: si actualmente se pierden 20 clientes al año, y en promedio cada cliente aporta USD 3.000 de márgen, un proyecto de mejora en el proceso de fidelización cuyo costo sea de USD 9.000 se paga al recuperar sólo 3 clientes… El proyecto está diseñado para recuperar más de 3 clientes, y va a otorgar múltiples beneficios adicionales en otras áreas, pero ya está justificado con este simple argumento, no es necesario seguir elaborando. Un último punto muy importante: Esta herramienta no es mágica; su potencial de entregar beneficios está directamente relacionado con el nivel de adopción de los usuarios y con el poder implementar un buen plan de trabajo que potencie los procesos que hoy se están haciendo bien, y mejorando los que no. Cuantas veces hemos presenciado buenos sistemas o herramientas que no rindieron frutos porque los usuarios no entendieron o simplemente boicotearon el cambio? Hay que adaptar la cultura de la empresa a una nueva y mejor forma de trabajar, de una forma que haga sentido y sea fácil de apadrinar por los usuarios. Es muy importante tambíen conseguir un Champion de alto nivel que empuje y valide los cambios. Les invitamos a conversar con nosotros para apoyarlos tanto en determinar qué problemas se podrían resolver con Box, como asimismo en la implementación exitosa de este herramienta.