Conversemos del VALOR de la Tecnologia, no solamente de su COSTO

El problema de determinar cuánto invertir en Tecnologías de la Información

Todos los negocios están requiriendo de mejoras continuas para seguir compitiendo y generalmente está relacionado con el uso de Tecnologías de la Información. Esto, sumado a la creciente utilización de tecnología por parte de los clientes, proveedores y competidores hace que la discusión acerca de cuánto y cómo invertir en TI esté bajo mayor escrutinio por parte de los empresarios. 

Los directores o empresarios necesitan de mejores herramientas para tomar deciciones informadas. Precisan entender a cabalidad cómo está compuesto el gasto en TI , medido de una forma estándar para poder compararlo con pares del mismo tamaño o industria (benchmarking). Asimismo, necesitan entender el aporte de valor concreto al negocio de TI, para poder tener conversaciones estratégicas acerca de las implicancias de ajustes en los presupuestos.

De no tener esta claridad es entendible de que en ciertos casos exista una reacción negativa por parte de los ejecutivos a seguir agregando dinero a lo que ven como un “saco roto”… En épocas de desaceleración económica esto pudiera traducirse en decisiones del tipo “El presupuesto del próximo año de TI es 1/2 del actual…”. Reducciones como ésta pueden ser efectivas a corto plazo, pero a la larga van a impactar negativamente la capacidad de competir de una empresa. 

TI tiene que ser parte integral del negocio, no solamente un proveedor de servicios interno. Esto significa que hay que moverse desde una Orientación al Servicio a una Orientación al Negocio.

Este dilema ha existido por años y es recurrente en compañías de todos tamaño, en países emergentes o industrializados. Es por esto que les queremos presentar una metodología introducida hacer un par de años en EEUU que propone una forma estructurada de manejarlo. Se llama TBM y va a ser explicada en una serie de Blogs.

Qué es TBM (Technology Business Management Council) ?

TBM – Technology Business Management Council surge para mejorar la transparencia y comprensión de cómo se invierte el dinero en TI, de cómo se relaciona esa inversión con el negocio mismo y de cómo utilizar la tecnología para crecer y otorgar mayor valor a la empresa.

TBM es una organización sin fines de lucro que nació a mediados de 2012 y agrupa hoy a más de 1.500 CIOs y ejecutivos senior de empresas muy importantes tales como Coca Cola, DuPont, First America, Cisco, Goldman Sachs, y muchas otras. La misión de esta organización es establecer un conjunto de estándares y prácticas que ayuden a incrementar la colaboración entre los líderes de TI y sus pares Comerciales. 

Quiere quitar el velo de misterio que envuelve a lo tecnológico y lograr conversaciones en términos de negocio que comuniquen valor. Esto ayuda a que las discusiones migren de solamente evaluar los costos, a una planificación informada acerca de las inversiones necesarias para acelerar resultados del negocio, contemplando términos medios que convenzan a ambas partes.

Cómo TBM ayuda a explicar los componentes del portafolio de inversiones en TI

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TBM (Technology Business Management) – The Technology Investment Triangle 

Se definen dos grandes pilares que agrupan a las inversiones:

1. Run the Business (RtB)

Son todos los costos asociados a soportar las operaciones actualmente en funcionamiento. Incluye las subdivisiones:

  • Mandatario: Aquello exigido por regulaciones, leyes o requisitos de seguridad
  • KTLO, por sus siglas en Inglés “Keep The Lights On” (Mantener las luces prendidas)

El rango normal de participación en el gasto total de TI (definido por benchmarks de TBM) se encuentra entre 60% y 70% del total. Pero algunas veces puede ser mucho mayor debido a las presiones que tiene esta área: Si existe una baja en las ventas, el presupuesto asignado para RtB disminuye y hace difícil operar lo existente (KTLO). Por otro lado, las regulaciones y exigencias gubernamentales para hacer negocios se incrementan año a año, esto hacer aumentar los requerimientos sobre los gastos Mandatarios.

El rango típico de participación en el gasto se subdivide en:

  • 5% a 15% para Mandatario (puede ser mayor en industrias altamente reguladas) 
  • 55% a 65% para KTLO (puede ser mayor dependiendo de la complejidad de las soluciones implementadas y de la escasez de mano de obra experta lo cual hace subir los salarios)

2. Change the Business (CtB)

Las inversiones CtB son aquellas que ayudan a aumentar las ventas, descubrir nuevas formas de disminuir costos cambiando radicalmente la manera en que se hacen negocios. Incluye las subdivisiones:

  • Transformación (Transform): Son inversiones que cambian fundamentalmente la forma actual de hacer negocio, o permiten entrar en nuevos mercados o nuevos canales de venta.
  • Crecimiento (Grow): Gastos asociados a soportar nuevas ventas en mercados y líneas de negocio existentes.

El rango normal de participación en el gasto total de TI (definido por benchmarks de TBM) se encuentra entre 30% y 40% del total. Pero algunas veces puede ser mucho menor por presiones provenientes de RtB, las cuales por su naturaleza tienen prioridad sobre esta área. Otro impacto negativo puede venir de malas decisiones en CtB que hacen aumentar la complejidad del portafolio de soluciones, por tanto aumentando los costos RtB. Sin un manejo apropiado, RtB tiende a crecer y canibalizar a RtB, lo cual impacta directamente la capacidad de innovar de una empresa.

El rango típico de participación en el gasto se subdivide en:

  • 10% a 20% para Transformación (depende de las oportunidades de negocio)
  • 15% a 25% para Crecimiento (dictado por las proyecciones de venta)

 Otra forma de estudiar las inversiones es agrupar en Gastos Operativos (OPEX – Operating Expense) y en Gastos Capitalizables (CAPEX – Capital Expenditure)

1. OPEX (Operating Expenses) 

Incluye las gastos que se incurren en el período medido, incluyendo depreciación, amortización y bajas contables de los activos capitalizados.

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El rango normal de participación en el gasto total de TI (definido por benchmarks de TBM) se encuentra entre 65% y 85% del total.

OpEx no es inherentemente bueno ni malo. Va a depender de las prácticas contables y de la preferencia de los gerentes de finanzas. Es un hecho de que OpEx está en aumento en el área tecnológica debido a la mayor dependencia en utilizar servicios de Cloud o a externalizar TI, los cuales tienen costos variables.

 

2. CAPEX (Capital Expenditures)

Montos incurridos en adquirir, implementar o construir (desarrollar) activos tangibles o intangibles. Crean un Activo en el balance de la compañía. Muchas veces se deprecia el valor de un activo en gastos a varios años, dependiendo de las definiciones contables de vida útil.

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El rango normal de participación en el gasto total de TI (definido por benchmarks de TBM) se encuentra entre 15% y 35% del total.

Nuevamente, CapEx no es bueno o malo. Va a depender de las prácticas contables y de la preferencia de los gerentes de finanzas por uno u otro. Debido a las tendencias actuales de computación, es usual que las empresas se muevan a una estructura de costos variable, las cual está orientada a OpEx. Esto hace más fácil medir el consumo y permite tener mayor agilidad al no estar amarrado a activos fijos durante fluctuaciones de mercado. 


Comentarios acerca de las distintas categorías de Gastos

  • Data Center

    • Costo del hardware, software, personal, arriendos, servicios y gastos generales asociados a mantener un Centro de Datos
    • Rango normal: Entre 13% y 28% del total de gastos TI (hay una variación inmensa)
    • Por un lado, existen grandes avances en la capacidad computacional de los nuevos servidores, asimismo como mejoras en cómo otorgar energía y enfriamiento. La discusión en este frente se centra en el costo importante asociado a quedarse fuera de espacio en el centro de datos. Las alternativas son crecer en forma de capacidad fija o moverse total/parcialmente a Cloud. Ver www.pyvotal.com/ingenieriacloud/ para mayores detalles acerca de nuestra oferta en Ingeniería Coud.
  • Storage

    • Costo del hardware (leasing, mantención, depreciación), software, personal, servicios y gastos asociados al almacenamiento de datos (SAN, NAS, etc)
    • Rango normal: Entre un 15% y 30% del gasto total en TI
    • Existe una presión importante a aumentar la capacidad de almacenamiento, debido al crecimiento de tamaño de los archivos (fotos y videos de mayor resolución), mejoras en la colaboración, “Big Data”, regulaciones que alargar el tiempo obligatorio de retención de archivos, etc. Un aspecto importante relacionado a los datos es la seguridad asociada a ellos y la capacidad de desplegarlos a dispositivos móviles en forma controlada. Ver www.pyvotal.com/box para aprender acerca de nuestra oferta en términos de colaboración segura.
  • Networking & Telco

    • Costos relacionados con Redes y Telefonía
    • Rango normal varía enormemente. Un promedio en EEUU entre todas las industrias es de 17%
    • La presión sobre este ítem proviene de los incrementos en uso de video y voz sobre IP, de servicios en Cloud y de mayor utilización de la Internet en general. Debido a la asimetría entre enlaces nacionales e internacionales en países como Chile, es necesario negociar muy bien los contratos.
  • Server & Compute

    • Costo de los servidores, hosting, mainframe, etc.
    • Rango normal: Varía enormemente, el promedio en EEUU es cercano al 30%
      • La relación precio/performance mejora día a día, y existe un mejor aprovechamiento de los servidores debido a la virtualización. En todo caso, es imposible pretender que una sola empresa puede llegar a tener costos remotamente cercanos a los que logran Google (GCE), Microsoft (Azure) o Amazon (AWS) con sus masivas economías de escala. Debido a esto, es recomendable estudiar los costos y psobilidades de usar Cloud públicas, híbridas y/o privadas.
  • Desktops & Laptops

    • Costos relacionados con la adquisición y soporte de desktops, laptops, dispositivos móviles e impresoras
    • Rango normal: Entre un 5% y un 13% del total
    • Al igual que en el caso de los servidores, la relación precio/performance se incrementa constantemente pero por el otro lado, los costos de soporte se han incrementado dado el aumento de dispositivos móviles y BYOD (Bring Your Own Device).
  • Software

    • Incluye todos los costos relacionados a comprar software, como suscripciones, amortización, mantención y soporte.
    • Rango normal: Entre 15% y 32%, dependiendo de la industria
    • Hay varios factores que intervienen en estos costos. Algunos ejemplos: Menor capacidad de negociación debido al amarre (“lock-in”) de algunos proveedores con SW proprietario. Pueden haber costos inesperados, como multas por no tener la cantidad necesaria de licencias. También existen oportunidades de reducción de costos, por ejemplo en algunos casos se podría estar pagando mantención por un SW que ya no está en uso.
  • Salaries & Benefits

    • Incluye los costos de remuneraciones, prestaciones y beneficios de empleados de tiempo completo o parcial. Se excluyen los costos asociados a contratistas y consultores.
    • Rango típico: Entre un 26% y 38% del total de TI
    • Este costo se incrementa año a año típicamente entre un 2% y un 8% (dependiendo de la inflación de cada país). A veces se toman deciciones de reducir los empleados e incrementar los contratistas pero eso debe estar muy bien controlado de lo contrario es posible que el costo final termine incrementándose. También hay que considerar que los típicos países donde se hace externalzación de servicios tienen costos de mano de obra que está creciendo rápidamente.
  • Outsourcing & Services

    • Incluye costos en Horas Hombre más gastos de viajes de contratistas, consultores y otros proveedores de servicios. No incluye gastos en SaaS (Software as a Service) o PaaS (Paltformas a Service), pero sí oncluye IaaS (Infrastructure as a Service).
    • Rango típico: Entre un 8% y 24% del total de gastos en TI
    • Los costos de outsourcing están creciendo en forma alarmante. Por tanto, es necesario controlar bien el trabajo que se externaliza y es importante negociar los incentivos correctos en los contratos de servicio.
  • Application Support

    • Costos asociados a la mantención de aplicaciones, incluyendo HW y SW de desarrollo, corrección de bugs y optimización de sistemas existentes.
    • Rango: Entre 13% y 30% del total
    • Los costos de soporte está directamente relacionados al tamaño y complejidad del portafolio de Software al interior de una compañía. Malas decisiones en la metodología de desarrollo, y especiamente en el control de calidad puede hacer que este costo se incremente bastante, además de provocar una falta de credibilidad debido a constantes fallas.
  • Application Development

    • Costos asociados al desarrollo de aplicaciones, incluyendo HW y SW utilizados exclusivamente por este equipo, costo de crear nuevo código, desplegar nuevas aplicaciones y cambios significativos en las existentes.
    • Rango normal: Entre 11% y 29% del gasto total
    • La capacidad de desarrollo debe estar alineada cuidadosamente con el negocio para mantenerse focalizada en lo que es relevante. Es importante utilizar buenas prácticas y crear buena documentación ya que eso influye en costos futuros de mantención.

Conclusión

Este blog ofrece una introducción a lo que es TBM. Para saber más al respecto, les recomendamos el sitio Web de esta organización

En otros blogs que estamos preparando ahondaremos en cómo mejorar la capacidad de crear Valor desde TI, en cómo racionalizar los costos para liberar fondos y poder dedicarlos a innovación, en cómo transparentar los costos, etc.

Como Pyvotal Solutions nos encantaría poder coordinar una breve e informal reunión sin costo para identificar mejoras en la forma de medir y desplegar TI en tu empresa. Ponemos décadas de experiencia a tu servicio.