Todo el mundo pasa demasiado tiempo en reuniones. Y una gran parte del tiempo de la reunión es improductivo…

Empresas de todos los tamaños han adoptado herramientas de colaboración, pero muchas todavía luchan para encontrar herramientas que satisfagan todas sus necesidades. Las siguientes tendencias vienen en parte de los datos y las conclusiones de un reciente estudio de más de 500 profesionales.

La mayor parte de la colaboración se está convirtiendo en Colaboración Distribuida

Primero tenemos que definir la colaboración como “Múltiples interacciones coordinadas que se producen entre dos o más personas, que incluyen la transferencia de información compleja para un propósito u objetivo común”. 

Colaboración Distribuida es entonces “La capacidad de las personas para trabajar como un equipo integrado o grupo a una distancia (tiempo y espacio) entre sí de manera coordinada para un propósito o meta específica.”

El resultado de la encuesta arroja que:

  • El 87% de los encuestados hacen alguna parte de su trabajo en equipos distribuidos o híbridos.
  • El 39% gasta más del 65% de su tiempo de trabajo en equipos distribuidos o híbridos. 


El trabajo en equipo pero distribuido es la norma para muchos proyectos

Los datos del estudio mostró que no importa qué tamaño tenga una organización o qué papel juegas en la organización, la mayoría de las personas hoy en día forman parte de tres a cinco equipos en promedio. Dado que muchos de éstos son equipos híbridos, esto puede ser visto como un punto de datos adicional que muestra el crecimiento de la colaboración distribuida.

Al analizar el número de proyectos de la gente trabaja en forma simultánea, el 78% informó que trabaja entre 2 a 7 proyectos simultáneamente. En promedio, en todos los roles y tamaños de empresa, el número medio de proyectos en los cuales las personas trabajan en forma simultánea, es de tres a cuatro proyectos.


Las reuniones son malas porque usan malas métricas…

Todo el mundo pasa demasiado tiempo en reuniones. Y una gran parte del tiempo de la reunión es improductivo. 

La mayoría de los encuestados gastó más del 30% de su tiempo en reuniones de estado de situación de problemas y proyectos. Un 15% en promedio gastó hasta el 40% o de su tiempo en reuniones sin ninguna trascendencia. 

Desgraciadamente, alrededor del 40% de los entrevistados confesó haber pasado ningún o muy poco tiempo en reuniones de toma de decisiones, generación e intercambio de ideas y reuniones de planificación estratégica.

Cuando nos fijamos en las métricas de reuniones, se encontró que el 38% no utilizó métricas de reuniones en absoluto. Y los que están utilizando métricas (tales como número de personas, frecuencia de reunión, etc.) no proporcionan mucha información sobre el contenido de la reunión y las interacciones interpersonales, que es donde está todo el valor de una reunión. Curiosamente, sin embargo pensamos que en organizaciones más grandes implementarían más métricas de reuniones, se descubrió lo contrario.


Mejorar las reuniones a través de conducta, no sólo tecnología

La tecnología puede ayudar a proporcionar retroalimentación en tiempo real a los miembros de una reunión  a través de diversos tipos de Sistemas. También puede ser de gran ayuda al coordinar y orquestar el manejo de información, pero requiere de un cambio más profundo a nivel de las personas.

Los cinco principales problemas de reunión son:

  • Agenda poco clara comunicada con antelación a la reunión
  • Los interesados no están preparados o no asisten
  • Agendas personales
  • Retomar agendas pasadas o volver a repetir todo, por la llegada de un miembro de manera tardia.
  • Apartarse de la agenda

La mejor manera de mejorar las reuniones es “seguir una agenda preestablecida.” La falta de esto también fue catalogado como uno de los mayores problemas de reuniones, además de “no comunicar.”

La prioridad de los problemas de reuniones no parecía cambiar a través de tamaño de la empresa o de papel. Muchos creen que las reuniones de estado donde se repitieron temas o decisiones viejos es una gran pérdida de productividad.

Introducir “métricas de comportamiento” puede mejorar el valor de las reuniones

Dado que los autores del estudio no encontraron buenos indicadores de comportamiento para las reuniones, postularon algunas de sus propias ideas para estas nuevas métricas y preguntaron a los encuestados que las clasificaran por orden de valor o utilidad. Estas fueron las tres más solicitadas:

  1. Valor de las interacciones interpersonales en la reunión
  2. Número de decisiones a tomar en la reunión
  3. Porcentaje de tiempo dedicado a la reunión.

El valor de la Colaboración aumenta cuando es parte de un proceso

Aplicaciones colaborativas pueden ayudar a tomar mejores y más rápidas decisiones, a identificar resultados y dar feedback a participantes de las reuniones. Los 3 procesos que fueron identificados con mayor potencial de verse beneficiados con el uso de tecnología fueron:

  1. Desarrollo de Nuevos Productos o Servicios
  2. Manejo de Crisis y soporte a Decisiones 
  3. Venta / Marketing

 

Las Herramientas actuales fallan al soportar Colaboración Distribuida

Dos tercios de los entrevistados que usan herramientas para colaborar con equipos distruidos dicen no estar contentos con ellas. Un tercio dijo que las herramientas que usan les ayudan con una parte de lo que necesitan. Las herramientas e infraestructura TI para colaborar fueron señaladas como un problema mayor, no importando el rubro o tamaño de las compañias encuestadas. Más de la mitad (52%) de los entrevistados expresaron que las herramientas que usan hoy no los ayudan a realizar trabajo distribuido.

 

Las empresas más grandes usan más herramientas colaborativas, pero en forma menos efectiva

No es una sorpresa que el 86% de los entrevistados usan email, a pesar de que este porcentaje bajó un 8% desde una encuesta similar hecha en 2012. Esta baja en el uso es debido a que algunas herramientas permiten una comunicación más efectiva alternativa.

Por primera vez la video conferencia de escritorio fue utilizada (72,5%) más que la video conferencia de sala de reuniones (49,5%), sobrepasándola por un amplio margen. Asimismo, chat/IM/texting también fué muy popular (72,5%) y permiten explicar parte del reemplazo de email como el medio principal de comunicación.

Los 3 usos más comunes de herramientas colaborativas son:

  1. Coordinar trabajo con otra persona o equipo
  2. Ponerse al día en el estado de un proyecto
  3. Obtener información crítica

Los 3 principales beneficios de las herramientas colaborativas:

  1. Mejorar el Trabajo en Equipo
  2. Ahorrar tiempo o acortar ciclos 
  3. Mejorar la comunicación e interacciones dentro de un equipo

Conclusión

Alrededor del 75% de los entrevistados expresó estar descontento en alguna forma con las herramientas de colaboración que están usando hoy en día.

Dado que el trabajo está siendo cada vez más distribuido, incorporando a colaboradores internos, remotos (misma empresa pero en otras oficinas o paises) y externos (clientes, proveedores, contratistas), es clave el tener mejores herramientas, mejores métricas y empujar un cambio cultural para ser más efectivos en la forma de Colaborar.

Basado en un artículo publicado por David Coleman el 20 de febrero 2015
http://www.cmswire.com/cms/social-business/10-collaboration-trends-for-2015-028173.php


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