Recepción desde tus canales
Captura archivos desde email, formularios, carpetas compartidas, escáneres o los sistemas que formen parte del proceso.
El problema
Por qué automatizar la gestión documental
Los documentos llegan por email, formularios, carpetas compartidas y papel escaneado. El equipo debe identificar cada archivo, copiar datos, renombrarlo, derivarlo para aprobación y confirmar que terminó en el repositorio correcto.
Este proceso manual consume horas de tu equipo cada semana, es propenso a errores y no escala con el crecimiento del negocio.
Alcance configurable
Un sistema de gestión documental conectado a tu operación
La automatización de procesos documentales puede abarcar desde la recepción hasta la aprobación y el archivo. El alcance se diseña según tus tipos de documento, permisos, reglas, repositorios y sistemas actuales.
OCR y extracción de datos
Lee documentos digitales o escaneados y extrae los campos definidos para cada tipo documental, con validaciones antes de continuar.
Clasificación y reglas
Combina reglas de negocio e IA para identificar el documento, aplicar nomenclatura y decidir el flujo que corresponde.
Aprobaciones y excepciones
Envía a revisión los casos de baja confianza, datos incompletos o documentos que requieren una decisión humana.
Permisos y trazabilidad
Conserva estados, responsables e historial de acciones según los controles definidos para la operación.
Archivo e integración
Guarda el documento y sus metadatos en el repositorio acordado y sincroniza el resultado con los sistemas internos.
Podemos integrar el flujo a herramientas existentes o construir una plataforma de software a medida. Si distintos equipos deben revisar, aprobar o consultar documentos, también diseñamos una intranet o portal interno con permisos y trazabilidad.
La solución
Cómo automatizamos documentos, datos y aprobaciones
Construimos un flujo que recibe documentos desde los canales acordados, aplica OCR cuando corresponde, clasifica con reglas e IA, extrae campos, valida datos y deriva excepciones o aprobaciones a las personas responsables antes de archivar.
1
Recepción multi-canal
El bot monitorea email, carpetas compartidas y formularios web para capturar documentos en cuanto llegan, sin importar el canal.
2
Clasificación con IA
Un modelo de IA identifica el tipo de documento (factura, contrato, cédula, certificado) y extrae los metadatos clave para el archivo.
3
Nomenclatura automática
El bot aplica la convención de nombres definida y mueve el documento a la carpeta o repositorio correcto automáticamente.
4
Indexación y búsqueda
Los metadatos extraídos se registran en el índice documental para que cualquier documento sea localizable en segundos.
5
Confirmación al emisor
Si aplica, el sistema confirma automáticamente al remitente que el documento fue recibido y procesado.
El resultado
Qué mejora con una gestión documental automatizada
Una gestión documental más rápida y consistente, con búsqueda por metadatos, estados visibles, permisos definidos y trazabilidad desde la recepción hasta el archivo.
Tiempo liberado
Tu equipo deja de hacer trabajo repetitivo y se enfoca en tareas de mayor valor.
Menos errores manuales
El sistema aplica las reglas definidas de forma consistente y deriva las excepciones para revisión.
Trazabilidad total
Cada ejecución queda registrada. Sabes exactamente qué hizo el bot y cuándo.
Sectores donde implementamos este proceso
Preguntas frecuentes
Todos los procesos que automatizamos
23 procesos disponibles
Conciliación bancaria Procesamiento de facturas Onboarding de clientes Reportes automáticos Gestión de proveedores KYC y Compliance Cobranza automática Integración con ERP Gestión de contratos Gestión documental Seguimiento de pedidos Liquidación de comisiones Validación y limpieza de datos Alta de empleados Offboarding de empleados Atención postventa Gestión de citas y reservas Facturación electrónica Control de inventario Atención al cliente automatizada Nómina y RRHH Cierre contable mensual Compliance y reportes regulatorios
Todos los sectores que automatizamos
8 industrias cubiertas